Comment choisir son logiciel de devis et facture ?

Développer mon activité, Guide artisan

La facturation concerne toutes les entreprises, quel que soit le domaine d’activité. Impossible de passer à côté de cette mission ! Dans l’artisanat, pas question de perdre du temps sur les tâches bureaucratiques – la majeure partie du travail se passant dans l’atelier ou sur le terrain. Un mot d’ordre : efficacité ! Mieux vaut donc s’équiper de solutions adaptées comme le logiciel de facturation. Pourtant, pas question d’utiliser le premier outil déniché sur Internet car il risque de ne pas être adéquat. LILM vous donne les clefs pour choisir son logiciel de devis et facture !

Devis, facture : comment ça marche ?

Deux documents entrent dans le quotidien de l’artisan : le devis et la facture. Ces pièces comptables présentent des différences majeurs.

Le devis est un document essentiel avant tout travaux. On retrouve entre autres le nom, l’adresse et la raison sociale de l’entreprise, la date et la durée de validité du devis, le décompte de chaque prestation, les conditions de paiement, la somme globale à payer (HT et TTC)… Il devient obligatoire pour les prestations supérieures à 1500 euros. Le devis s’avère également nécessaire pour les travaux et les services à la personne, quel que soit le montant.

Une fois la mission achevée, la facture est envoyée au client pour le règlement. Cette dernière présente le détail et le coût de la conception d’un produit ou de la réalisation d’un service. Véritable preuve de l’opération commerciale, elle doit comporter certaines mentions obligatoires. Nom et adresse de l’artisan et du client, numéro d’immatriculation auprès du greffe, date de la vente/prestation de services, détail de la mission, prix HT et TTC, date d’échéance du paiement, pénalités de retard…

Réaliser ces documents en toute légalité, sans perdre de temps ni faire d’erreur, n’est pas toujours évident. Certains artisans se tournent encore vers les logiciels Word et Excel pour débuter leur activité. Toutefois, si Excel semble être le meilleur logiciel de facturation gratuit, il existe quelques inconvénients.

Word et Excel, pourquoi passer à autre chose pour la facturation ?

Les factures et les devis peuvent être réalisés sur des logiciels classiques comme Word et Excel. Facilement accessibles, simples à utiliser, avec la possibilité d’automatiser des actions… Ces outils semblent adaptés à une activité professionnelle libérale. Et, bien entendu, on les apprécie pour leur prix très (très) attractif : zéro euro !

Mais…

Tout n’est pas parfait dans le meilleur des mondes ; il existe des inconvénients notables à l’utilisation de ces outils. En effet, ils peuvent davantage vous pénaliser avec :

  • Le risque de sauter un numéro de facture, de créer des doublons et de compromettre ainsi l’historique des factures ;
  • La création d’un document à l’aspect peu professionnel ;
  • La négligence d’une mise à jour régulière concernant la réglementation de la facturation ;
  • L’absence de suivi du flux d’affaires ;
  • Une perte de temps avec l’écriture manuelle.

Risque d’erreur, problème de cellules, faute de calcul, manque de souplesse… Word et Excel connaissent donc quelques inconvénients pour exercer parfaitement leur rôle de logiciel de devis, commande et facture.

En outre, si votre business fonctionne bien et décolle rapidement, il est facile de se noyer sous la montagne de paperasses – car oui, il y en aura. Pour la facturation en série et la prévision de trésorerie, mieux vaut passer à l’étape suivante et choisir un logiciel de devis et facture.

logiciel devis et facture
Source : Pinterest

Logiciel de facturation : définition et avantages

On utilise un logiciel de facturation pour simplifier les tâches administratives de son entreprise – la création des devis et factures. Toutefois, il propose d’autres fonctionnalités :

  • Edition automatique de factures et devis grâce aux modèles intégrés et l’utilisation d’un fichier client ;
  • Suivi des factures et relance ;
  • Intégration d’éléments indispensables comme la remise commerciale ou les pénalités de retard.

A la clef, une meilleure gestion des règlements et l’assurance de la conformité des factures avec les réglementations qui concernant la TVA !

Choisir un logiciel de devis et facture pour sa société, c’est profiter de nombreux avantages qu’offre cet outil.

Les atouts du logiciel

Une centralisation de la base de données clients
Avec le logiciel de facturation, vous pouvez rapidement trouver les informations de chaque partenaire. Nom, adresse, prix proposé (avec ou sans négociation), taux de TVA applicable, modalités de facturation… Pratique, vous pouvez utiliser à nouveau ces renseignements, quand vous en avez besoin.

Une mise en conformité avec les dispositions légales
Réaliser un devis et/ou une facture requiert le respect de certaines règles, complexes et en perpétuelle évolution. Ainsi, le logiciel permet de facturer en toute légalité – sans assurer une longue veille juridique ! Mentions légales obligatoires, règles en vigueur, classement de factures… Tout est clair et vous ne risquez aucune sanction dues au manquement de certaines mentions !

Un sacré gain de temps
Développer son affaire tout en assurant la partie comptabilité ? Pas facile de jongler entre différentes tâches, surtout quand elles prennent du temps. Choisir un logiciel de devis et facture permet d’optimiser son temps : modèles de documents pour réaliser des factures en un clin d’œil, envoi quasi-immédiat de documents dématérialisés, synchronisation du logiciel avec celui de comptabilité…

La réduction du risque d’erreur
Des données calculées automatiquement, pas d’oubli concernant la facturation d’un client ? C’est possible ! L’automatisation du processus de facturation permet de simplifier cette tâche tout en diminuant le risque d’erreur. Report du taux de TVA applicable, utilisation des données clients, calcul des tarifs HT et TTC, remise… Tout est réalisé en quelques clics.

Une bonne gestion
Facture impayée ? Il n’est pas toujours évident d’effectuer un suivi de l’ensemble des documents – surtout quand l’entreprise se développe rapidement. Alors, un logiciel de devis et facture peut vous offrir cette fonctionnalité. Envoi de mails de relance, taux de transformation des devis, délais et mode de paiement… Vous avez tout sous la main.

Logiciel facturation
Source : Pixabay

Choisir son logiciel de facture et devis selon vos besoins

Aujourd’hui, il existe un grand nombre de logiciels de facturation sur le marché. Pas toujours facile de faire un choix ! Avant tout, il est intéressant de se poser les bonnes questions concernant vos attentes et vos besoins concernant votre activité. Voici les principaux critères de sélection :

Les fonctionnalités proposées
Selon votre domaine d’activité, certaines fonctionnalités s’avèrent indispensables pour répondre à des besoins particuliers. Un conseil : mieux vaut d’abord définir vos exigences concernant les capacités de l’outil de gestion – et si ce dernier peut y répondre.

La personnalisation des documents
Votre entreprise reflète votre personnalité et, pour présenter des documents à votre image, la personnalisation s’avère indispensable. Un logiciel de facturation qui offre des possibilités de soigner le design et de changer la police, on dit oui !

La connexion avec un logiciel de comptabilité
Si vous exploitez un outil de gestion comptable, l’idéal est de choisir un logiciel de facture et devis compatible avec ce dernier. Le principe : les factures sont directement déversées dans le logiciel de comptabilité. Gain de temps et réduction du risque d’erreur à la clé !

Une utilisation aisée
Un logiciel de facturation doit vous faire gagner du temps. Se familiariser avec cet outil peut demander un peu de temps mais, une fois découvert et testé, il doit présenter une simplicité d’utilisation. Une formation courte permet de comprendre rapidement sa façon de fonctionner – optimisation du temps de travail assurée !

Le coût
Un logiciel doit présenter un excellent rapport qualité/prix pour garantir une bonne gestion de vos factures et devis. Inutile de payer trop cher si vous ne vous servez pas de la moitié des fonctionnalités – ou si elles ne sont pas assez efficaces ! Pensez à établir un budget pour sélectionner la solution de gestion correspondant à votre tarif.

Comprendre les différents types de logiciels de devis et facture

Vous souhaitez choisir un logiciel de devis et facture adapté à votre façon de travailler ? Il existe deux principaux types d’outils pour concevoir des devis et des factures. Ainsi, on retrouve les solutions en SaaS (Software as a Service) et en « On premise ».

Le logiciel « On premise » est directement installé sur le serveur de l’entreprise. Il offre de nombreux avantages, notamment un accès simple aux données, de larges possibilités de personnalisation, une sécurisation des données en interne et l’absence de dépendance à un hébergeur. Un bémol : il n’est pas possible d’y avoir accès à distance.

Le logiciel de facturation en ligne (mode SaaS) permet de profiter d’une solution utilisable en ligne. Une fois l’abonnement auprès de l’éditeur souscrit, vous pouvez réaliser vos transactions et des factures/devis à n’importe quel endroit. Il suffit simplement d’une connexion internet ! Toutefois, pensez à vérifier la politique interne concernant la protection des données.

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Source : Pixabay

Faire le comparatif des logiciels de facturation

Logiciel de facturation obligatoire gratuit, logiciel de devis et facture dans le bâtiment, outil de gestion payant… Une longue liste se déroule sous vos yeux et il devient difficile de définir la solution la plus adaptée. Comment faire un choix parmi les solutions proposées sur le marché ?

Un constat : les artisans préfèrent chercher le meilleur logiciel de facturation gratuit pour démarrer leur activité tout en diminuant les dépenses. C’est un choix compréhensif, mais pas forcément payant sur le long terme. Il faudra peut-être songer à changer de solution de gestion… Alors, effectuer un comparatif sert à trouver le logiciel de facturation adéquat !

Concrètement, comment faire ?

Se rendre sur un site qui présente une comparaison des différents logiciels

Les comparateurs en ligne établissent un véritable guide pour connaître les avantages et les inconvénients des outils de gestion. Au programme ? Paramétrage de chaque solution, test complet, analyse ergonomique et mise en avant des prix. Pratique, vous avez un aperçu rapide des fonctionnalités de chaque logiciel : gestion des clients, transformation des devis et factures, envoi dématérialisé (mail de relance, facture…), suivi des encaissements/du budget, gestion de la TVA…

Tester soi-même les logiciels de facturation

Un grand nombre d’éditeurs proposent une période d’essai gratuite. Un bon moyen de comprendre le fonctionnement de l’outil de gestion et d’appréhender ses atouts + ses inconvénients ! Ainsi, vous pouvez réaliser votre propre comparatif de logiciels de facturation. N’hésitez pas à construire un tableau avec les détails des outils de gestion : il sera plus facile d’analyser les particularités de chacun.

Eviter les pièges dans le choix du logiciel de facturation

Désormais, vous savez comment choisir un logiciel de devis et facture. Il existe cependant certaines situations à fuir pour sélectionner l’outil de vos rêves :

  • Recourir à une plateforme de sélection de logiciels : manque de ciblage. En effet, il ne suffit pas de répondre à quelques questions pour connaître parfaitement vos besoins. Pourtant , c’est souvent le cas de ces plateformes et, en retour, une longue liste de logiciels vous attend. La plupart se révèle inadapté – bien loin de vos besoins concernant votre activité !
  • Prendre le premier logiciel, sans comparer avec d’autres solutions ? Dommage. Vous risquez de passer à côté d’un outil qui correspond davantage à vos besoins et à votre budget. Certes, dans un premier temps, le gain de temps semble considérable. Mais les fonctionnalités, le rapport qualité/prix et l’ergonomie ne correspondront pas nécessairement à vos attentes.
  • Demander conseil au partenaire d’un éditeur : mauvais plan. A coup sûr, il vantera uniquement les mérites de ce logiciel de devis et facture – et, bien entendu, il vous incitera à l’acheter. Et si cette solution ne vous convient absolument pas ?
  • Opter pour le même logiciel qu’un ami / collègue : Perdu d’avance. Effectivement, la solution semble présenter de nombreux avantages et fonctionner chez le voisin. Néanmoins, prudence ! Même si l’activité reste similaire, vous n’avez ni les mêmes clients ni les mêmes ambitions que votre camarade.
  • Préférer un logiciel de devis et facture gratuit : pas toujours pratique. Il est tentant de privilégier l’outil non payant, surtout au début de l’activité. Pourtant, s’il manque un grand nombre de fonctionnalités, vous serez vite bloqué(e) pour la gestion de la facturation. Et il faudra en chercher un nouveau !

Choisir son logiciel de devis et facture est un véritable défi pour la bonne gestion de votre entreprise. Prenez le temps de trouver LA solution adaptée à votre entreprise et à vos besoins. Comparez, essayez, validez (ou non)… Si ces actions semblent fastidieuses, elles représentent un véritable investissement pour l’avenir. Qu’il s’agisse d’un logiciel de devis et facture dans le bâtiment ou la décoration, vous avez l’embarras du choix !