Messagerie professionnelle : guide des bonnes pratiques

Développer mon activité, Guide artisan

Le téléphone reste un moyen de communication indispensable pour qu’un artisan contacte des clients – et inversement. Même si les mails et les vocaux ont la cote, il reste plus simple de se joindre directement par téléphone. Toutefois, vous n’êtes pas toujours disponible pour répondre durant votre journée de travail (fabrication en atelier, chantier, rendez-vous pro, congé…). Alors, laisser un robot signaler votre absence d’une voix chaotique ? Mauvaise idée ! Il est préférable de proposer une belle messagerie professionnelle. LILM vous donne quelques conseils pour créer un véritable répondeur pour artisan, à la fois efficace et attrayant !

Pourquoi avoir un répondeur quand on est artisan ?

Chaque jour, en tant qu’artisan, vous devez jongler entre toutes les tâches à faire. Conception de mobilier, prospection commerciale, communication, comptabilité… La tête dans l’établi pour fabriquer un meuble ou devant l’ordinateur pour tout gérer, difficile de trouver du temps pour répondre aux clients. Le téléphone peut parfois sonner sans avoir de réponse ! Les bruits de l’atelier, les allers-retours pour chercher des matériaux, les déplacements sur les chantiers… Vous n’êtes pas toujours collé(e) à votre portable mais vous devez rester joignable.

Aujourd’hui, les messages vocaux des messageries instantanées ont davantage la cote chez les plus jeunes. Facile de laisser un petit message, clair et efficace ! Pourtant, l’usage traditionnel du téléphone ne se perd pas chez les personnes un peu plus âgées. Un mix des technologies semble alors approprié pour s’assurer d’être joignable rapidement.

La messagerie professionnelle offre un certain nombre d’avantages à vos interlocuteurs, comme les suivants :

  • Savoir qu’on est sur le bon numéro pour ne pas laisser de message à un(e) inconnu(e) ;
  • Entendre une voix humaine, plus chaleureuse qu’une voix robotique ;
  • Offrir une première présentation de l’entreprise et des services ;
  • Être guidé(e) dans la requête si le contact direct n’est pas possible.

Un répondeur bienveillant, avec une voix accueillante, donne franchement envie de laisser un mot. Surtout quand le fameux « bip » retentit pour laisser place au message ! Car ce son, plutôt redouté, freine subitement le besoin de parler. Et certains clients ont besoin de vous joindre pour présenter un projet, avoir des conseils / des renseignements, connaître l’avancée des travaux ou simplement échanger avec vous sur vos services.

Dans ce cadre, ne manquez surtout pas de créer une messagerie professionnelle simple mais percutante. On vous explique comment faire pour mettre en place un répondeur spécial artisan !

messagerie professionnelle téléphone : la bonne méthode
Source : Pixabay

Les conditions pour créer sa messagerie professionnelle

La messagerie vocale professionnelle doit laisser une bonne impression aux personnes qui appellent. Car, non seulement elles sont déçues de ne pas vous parler en direct, mais elles doivent se préparer à parler à un répondeur. Ce qui peut être source de stress ! Une voix agréable qui propose de laisser un message après une petite présentation réduit cet effet. En effet, toute personne a le temps de se détendre et de réfléchir au discours qu’elle va laisser à l’artisan.

Une voix fatiguée, froide, peu engageante ? Cela ne met pas l’interlocuteur dans de bonnes conditions. Il risque de ne pas laisser de message par crainte de déranger. Et vous, ne pas obtenir de mission… Drôle de cercle vicieux pour une histoire de messagerie professionnelle !

Il faut donc se préparer pour dynamiser votre répondeur en tant qu’artisan. Voici quelques petits conseils à suivre.

Choisir le bon moment

Vous n’êtes pas du matin ? Evitez de prononcer votre discours avant le café ou juste avant de commencer le travail. Mieux vaut privilégier un moment où vous vous sentez bien. Apaisé, détendu ? Allez-y !

Trouver un lieu calme

La messagerie d’un artisan avec, comme bruit de fond, des machines en route ou le passage de camions ? Pas l’idéal pour comprendre votre discours. Le mieux serait une pièce vide, sans bruits extérieurs, pour vous présenter clairement.

Être en forme

C’est-à-dire, pas de voix essoufflée, de toux, ou simplement de la fatigue. L’interlocuteur doit bien entendre votre voix, haute et complètement perceptible. N’hésitez pas à parler lentement pour diffuser explicitement l’information – et laisser le temps aux personnes d’écrire si besoin.

Une fois ces petites astuces connues, il vous reste à exposer votre message pour le répondeur professionnel. Et dedans, on parle de quoi ? LILM vous explique.

Petits conseils pour proposer un message pertinent

Vous êtes dans un lieu calme, bien réveillé(e), de bonne humeur ? C’est le moment idéal pour préparer un message sur votre répondeur professionnel ! Véritable porte d’entrée de votre entreprise, ce dernier doit être parfaitement optimisé. Il doit effectivement refléter l’image de votre activité et de votre entreprise.

Pour cela, certains éléments doivent apparaître dans votre répondeur, en tant qu’artisan. Il est primordial d’évoquer les points principaux suivants : votre nom et votre prénom, le nom de votre entreprise, vos horaires d’ouverture. Mais pas seulement ! Si les personnes qui tombent sur votre messagerie savent qui vous êtes, il s’avère parfois utile d’expliquer les raisons de votre indisponibilité. Car cette dernière change selon les périodes de l’année, les évènements, les aléas de la vie.

Il peut alors être judicieux de laisser un message classique pour inviter les interlocuteurs à laisser un message sur le répondeur professionnel. Informez vos clients avec un autre type de messagerie, selon les périodes : vacances, congé paternité ou maternité, arrêt maladie… Nul besoin d’étaler votre vie privée ! Il suffit simplement de préciser la durée de l’absence – voire, donner la date de votre retour au travail. Vous serez alors apte à rappeler les personnes à ce moment-là.

Proposer une messagerie pour un artisan, claire et pertinente, c’est vous permettre de bénéficier de nombreux avantages vis-à-vis de vos clients. Ainsi, grâce à la messagerie professionnelle optimisée, vous pouvez :

  • Assurer la crédibilité de votre société et de votre profession ;
  • Convaincre les clients de votre professionnalisme et votre rigueur dans le travail ;
  • Donner envie aux clients de travailler avec vous et pas un autre artisan.

Et si vous vous serviez d’exemples concrets pour créer sans peine une messagerie vocale professionnelle ? On vous donne quelques idées dans la suite de l’article !

La messagerie pour artisan et gérant d’entreprise

Vous travaillez seul(e), à votre compte, vous gérez une société de plusieurs salariés ? Il s’agit de présenter une messagerie vocale professionnelle à votre image. Elle doit complètement correspondre à votre personnalité et aux valeurs de votre entreprise. C’est vous qui donnez le ton pour ce premier contact !

« Bonjour, vous êtes bien sur le répondeur de [nom, prénom], de l’entreprise [nom]. Actuellement indisponible, n’hésitez pas à me laisser un message pour exposer votre projet. Je vous rappellerai dès que possible ! Belle journée à vous. »

« Bonjour, je suis [nom, prénom], gérant(e) de l’entreprise [nom]. Je vous remercie de votre appel. N’étant pas en mesure de vous répondre tout de suite, car souvent [en déplacement / dans mon atelier….], vous pouvez me laisser un message. Je n’hésiterai pas à vous rappeler le plus vite possible. »

« Bonjour, vous êtes sur la messagerie professionnelle de [nom], de la société [nom]. Je ne peux pas répondre à votre appel actuellement. Si vous me joignez pour [un projet, une question, etc.], n’hésitez pas à l’expliquer dans votre message. Sinon, vous pouvez joindre mon collaborateur / ma collaboratrice [nom] au [numéro de téléphone] qui pourra rapidement vous informer. Je vous recontacte dès que possible ! »

« Bonjour, [votre nom], gérant(e) de la société [nom], merci pour votre appel ! Je n’ai malheureusement pas la possibilité de vous répondre pour le moment. Laissez-moi un message pour connaître la raison de votre appel, je vous rappellerai sous 24 heures. A très vite ! »

Votre annonce doit rester courte et synthétique. L’idée ? Ne pas dépasser les 30 secondes pour éviter de décourager la personne qui vous appelle. Avec ces messages courtois, accompagnés d’un ton convivial, nul doute que vous laisserez une bonne impression à vos futurs clients.

Messagerie professionnelle
Source : Pixabay

Quel répondeur pour une entreprise ?

Vous avez un associé, vous travaillez avec plusieurs personnes ? Même si c’est votre numéro que les futurs clients composent, il est intéressant de parler au nom de l’entreprise. Vous êtes une équipe apte à répondre aux souhaits des clients. Création de mobilier, agencement, fabrication d’équipements pour la maison… Il serait dommage de rater un beau projet pour la société ! Ainsi, la messagerie professionnelle est une bonne manière de créer un premier contact avec le potentiel client. Ce dernier, rassuré par votre professionnalisme, aura certainement envie d’exposer ses attentes sur le répondeur. En tant qu’artisan, à vous de donner suite à cet appel pour élaborer des éléments de qualité.

Besoin d’avoir quelques exemples de message pour répondeur professionnel ? LILM vous propose trois types de messagerie pour artisan qui travaille dans une entreprise.

« Bonjour ! L’entreprise [non] vous remercie pour votre appel. Nous ne pouvons actuellement pas répondre directement à votre requête pour le moment. N’hésitez pas à nous laisser un message ! Il vous suffit d’indiquer votre nom, vos coordonnées et le motif de votre appel. Nous vous recontacterons dans les meilleurs délais !»

«Bonjour, vous êtes bien sur la messagerie de la société [nom]. Nous ne sommes pas disponibles pour le moment. Nous vous rappelons nos horaires de travail : du [jour] au [jour], de [heure] à [heure]. Vous pouvez nous laisser un message afin que nous puissions vous recontacter le plus vite possible. Merci de votre compréhension et à très bientôt !»

« Bonjour ! Entreprise [nom], nous ne pouvons répondre directement à votre appel. Nous sommes en déplacement, en rendez-vous ou dans l’atelier pour concevoir des [types de construction]. N’hésitez pas à expliquer les raisons de votre appel, nous vous rappelons dès que nous sommes disponibles. A bientôt ! »

Opter pour une messagerie professionnelle pendant votre absence

La messagerie professionnelle est idéale pour indiquer votre indisponibilité aux personnes qui vous contactent. Il peut s’agir de rendez-vous professionnels, de construction d’éléments dans un atelier, d’agencement sur un chantier… Pourtant, vous pouvez également être en congé ! Il est alors judicieux d’informer les contacts de votre impossibilité à répondre au téléphone – tandis que vous dormez paisiblement à l’ombre d’un palmier.

Créer une messagerie vocale professionnelle pour des vacances, oui mais comment faire ? Fermeture annuelle, congé parental ou repos bien mérité, il est important de renseigner les personnes qui appellent. Il serait dommage de rater une mission pour quelques jours de vacances ! LILM vous donne quelques exemples de répondeur pour artisan, que vous travaillez seul(e) ou avec d’autres personnes.

« Bonjour, vous êtes bien sur le répondeur de [votre nom ou celui de l’entreprise]. Je suis en congé du [date] au [date]. Vous pouvez me laisser un message en indiquant vos coordonnées et le motif de votre appel ! Je n’hésiterai pas à vous rappeler à mon retour de vacances. »

« Bonjour ! Ici [nom], vous êtes sur la messagerie de [nom de l’entreprise]. Actuellement en congé jusqu’au [date], je ne suis pas en mesure de répondre immédiatement à votre appel. Toutefois, n’hésitez pas à me laisser un message en précisant votre nom et le motif de l’appel. Vous pouvez aussi joindre [nom] au [numéro de téléphone] en cas de besoin. A très bientôt ! »

« Bonjour, vous êtes sur la boîte vocale de [nom de la société]. L’entreprise est actuellement fermée pour congé annuel. Mais nous serons ravis de vous retrouver dès le [date] pour parler de vos projets et répondre à vos demandes. Merci pour votre appel et nous vous souhaitons [un très bon été/de belles fêtes de fin d’année/etc.] !»

Source : Pixabay

Fini les répondeurs classiques, ennuyeux et insipides ! Vous voilà rodé(e) pour créer une messagerie professionnelle à votre image – ou à celle de votre entreprise. Outre le contenu percutant, une voix assurée et agréable offre un côté chaleureux. Le répondeur spécial artisan, la bonne idée pour débuter une belle collaboration ? Peut-être. Alors, soignez bien votre image dès le premier appel !